読書感想文⑱『頭のいい説明「すぐできる」コツ』-鶴野充茂
こんばんは。
いきなりですが！
私は、仕事をする上で1つ心掛けていることがあります。「1つ1つの業務を自分の手からいち早く離す」という事です。
決して、自分でしないといけない業務を他人に振ってしまうという事ではありません。自分以外の手を借りる必要のある業務に限ってそういう事をやっています。
（もちろん、自分で完結出来る事は自分でやり、すぐに終わらせます）
一度手から離れた業務は、忘れます。To Doリストから消します。やる事が日々増える中で、自分力ではどうしようもない業務は頭から一旦消します。それを頭に入れたままでは、業務が増えていく一方でやる事が一向に少なくなりません。
完結していないなら忘れないべきでは？
という意見も一理ありますが、私は忘れてしまいます。ゴールが自分の作業であれば、必ずその業務は自分の手に戻ってきます。
戻ってきた時に、再度To Doリストに追加すればいいのです。他人から戻ってくる時がリマインダーとなります。忘れていても思い出すきっかけとなります。
ゴールが他人であれば、その業務は完結したも同じです。自分手から離れた時、頭から外してしまいます。
もし不安であれば、完全に終わった時に何か他人が自分に対してアクションする事を同時に振る様にします。
例えば、「製品を普段と違うところへ発送する」という事を頼まれたとしましょう。発送手配をする部署へ、発送先が一時的に違いますと連絡します。それと同時に送り状番号を教えてくださいと一言添えます。送り状番号は、発送した時、あるいは発送準備が完了した時に分かります。そのため、送り状番号の連絡があった時は、業務が完結段階にあるという事になります。自分へ連絡が来るので、先ほどの不安感も払しょくされます。実際に送り状の番号を使う・使わないは、関係ないのです。自分に連絡が来るか・来ないかが重要です。
要は、完結する段階でしか出来ない事を自分に連絡してもらう様にします。
このように心掛けていますが、最近は業務が滞ることが多々あります。
滞る時は、ほとんど場合が「順番が違う」「知識・経験不足」という2つが原因です。
特に問題なのが「知識・経験不足」からくる滞りです。
自分では、しっかりと準備し他人へ業務を振ったと思ったのにも関わらず、自分の手元へ何も進捗が無く戻ってきます。何がおかしいのか聞き、訂正したものを再度振ります。こういう時は、大抵一往復では終わりません。二往復、三往復は当たり前です。進捗は変わらず。
こういうものは、特定の人たちの中での知識・経験に因るものが多く、ブラックボックス化されているものが多い様な気がします。
これが、客先からの要求に対してのものであれば最悪です。社内での業務が滞ると返答が遅くなります。また、客先からこのようなやり取りは一切見えていません。
「回答はまだなの？」、「遅いよ。早くして。」、「もういいよ、他に頼むから。」
こういう流れになる事が目に見えています。
どこの会社でもあるような気がしますし、誰もが一度は通った道なのではと思います。
こんな事でモタモタしたくないし、その間に業務がどんどん増えていきます。
知識・経験がある人がやってくれればいいのに、ブラックボックス化しないでもっとオープンにすればいいのに、と何度思ったことか数え切れません。結局その場しのぎになってしまい、自分の経験値に1ミリもなりません。
他人、会社のせいにしている自分がいました。私に非が無いのか、教えてもらえる様に努力したのか、考えていませんでした。思考停止です。
「何がダメだったのか？」
今回紹介する本で気づかされました。
■『頭のいい説明「すぐできる」コツ』-鶴野充茂
・読んだ時間：2時間かからないくらい
この本の帯に書いてあることが先ほどの問いかけに対する答えです。
人は「正論」で動かない。「話し方」で動く。
業務が滞る時は、決まって正論を並べていた様に思います。自分の意見が正しいと思い、相手に反論させないくらいガチガチに正論を並べて自分の意見を守っていました。
相手も反論はしてきませんでしたが、業務が滞る。不備がある箇所を指摘してくれず、ただ突き戻してくるだけです。今考えるとこれは、相手からの抵抗・反論なのかもしれません。
■分かりやすい図解
この本の中では、このように相手を動かす伝え方が図解とともに紹介されています。文字だけで書いてあるよりも分かりやすいです。理解も早いです。
また1つの項目につき1つ以上図解が付けられているため、全部読んでからではなく、ある項目を読み終えた時点ですぐ実践出来ます。
■「説明する」の段階
本書の序盤に、人に説明する事の段階が書かれています。
「相手を動かす」が最終段階です。私は、動かすことが出来ていなかったので多く見積もっても第2段階までしか出来ていなかった事になります。もしかするとスルーされていのかもしれません。
かなり早い段階でつまづいていた事になります。
このような図解が多く、内容も非常に分かりやすく書かれています。そのため、「当たり前な事しか書いていないじゃないか」というのが正直な感想でした。
ただ、次の日から「これがダメなんだ」「この伝え方ダメな例に書いてあった」等と本の内容が頭の中に残っていました。当たり前の事ではありますが、意識してちゃんと出来ている人は少ないのではないでしょうか。この本は、読んだ人の頭の中にしっかりとその当たり前の事を植え付けてくれます。
この本を読んだ後に、仕事をすると電話での応対や、上司への報連相が変わってくると思います。当たり前の事が「疎かになっていませんか？」「ちゃんと出来ていますか？」と問いかけられる様になる本です。
新入社員の方や中途入社で環境が変わった方、また社歴が長い方、管理職に昇進した方といった色々な人のためになるかと思います。
そんなに重たい本ではないので読んでみてはいかがでしょうか？
（追伸）
サインペンの活用方法も載っております。
物は試しで早速購入し、使ってみました。
効果は抜群です。今まで会議中存在感が無かった私に注目が集まりました。
視覚的効果だけではなく、書いている時のペンとノートがすれる音も効果があるのかなと感じました。
シャッシャッという音がまず耳に入り、気になって目を向けると青色が目に入る。こんな流れだと思います。どちらかというと聴覚的効果が先に興味を惹き、そのあと視覚に訴える様なイメージでした。
青が好きなので、継続出来そうな気がします。
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価格:1,188円 |
